A disciplina do voto a distância e das assembleias e reuniões de sócios remotas nas sociedades limitadas e nas companhias fechadas

Desde o início da pandemia do novo coronavírus (COVID-19) e em razão das medidas contra a formação de aglomerações, uma das grandes preocupações das sociedades brasileiras (limitadas e por ações) tem sido o cumprimento da obrigação legal de realizarem suas respectivas assembleias gerais e reuniões de sócios após o fim de cada exercício social (prazo que se encerra em 30 de abril para a maioria das empresas, mas que já foi estendido até o fim de julho) para deliberar sobre as contas dos administradores, as demonstrações financeiras e a destinação dos lucros (clique aqui para ter acesso ao nosso boletim com maiores informações sobre o assunto).

Neste contexto, o Governo Federal adotou, em 30 de março de 2020, a Medida Provisória nº 931/2020 que, entre outras disposições, como a postergação do prazo para a realização das assembleias e reuniões de sócios mencionada acima, assegurou o direito de os sócios e acionistas participarem delas remotamente (clique aqui para ter acesso). Com relação às sociedades limitadas e às companhias fechadas, a matéria ainda carecia de regulamentação do Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (“DREI”), a qual se deu por meio da resolução da Instrução Normativa DREI nº 79, de 15 de abril de 2020 (“IN DREI 79/2020”).

Modalidades de reuniões e assembleias remotas

A IN DREI 79/2020 permite duas novas formas de realização das reuniões e assembleias. São elas: (i) semipresencial, por meio da qual o sócio ou acionista pode participar e votar tanto em local físico quanto a distância; e (ii) digital, a qual é totalmente realizada a distância por meio de sistema eletrônico, isto é, sem a participação física do acionista. Além disso, a mesma norma permite a votação por meio do envio de boletim de voto, que pode se dar tanto na modalidade semipresencial quanto na digital.

Convocação e disponibilização de documentos

De forma a assegurar a participação dos sócios e dos acionistas, o edital de convocação deverá conter algumas informações adicionais. A primeira delas consiste na possibilidade de haver participação física (modalidade semipresencial) ou não (modalidade digital). Além disso, é preciso que constem: (i) os detalhes para a participação remota, tais como o software e aparelhos técnicos a serem utilizados; (ii) os documentos que o sócio ou acionista precisarão providenciar e enviar previamente à sociedade para poderem participar do conclave (neste caso, o envio poderá se dar até 30 minutos antes do início do evento, a fim de garantir tempo hábil àqueles que analisarão a documentação); e (iii) o endereço virtual e seguro onde encontram-se disponíveis os documentos que devem ser disponibilizados para os acionistas (sem prejuízo da disponibilização ordinária estabelecida na legislação, que também deverá acontecer).

Realização das assembleias e reuniões remotas

De forma programática e sem demandar a utilização de qualquer software em específico, a IN DREI 79/2020 estabelece que o sistema eletrônico a ser utilizado deverá garantir: (i) a segurança, confiabilidade e transparência do conclave; (ii) a participação de todos aqueles que devem comparecer, bem como daqueles que, podendo, desejam comparecer; (iii) o registro da presença dos participantes; (iv) a participação plena dos participantes, o que inclui o direito de se manifestar e votar, como se estivessem fisicamente presentes; (v) a possibilidade de visualização, por todos, dos documentos apresentados e discutidos; (vi) que a mesa possa receber em tempo real as manifestações escritas dos participantes; e (vii) a gravação integral do conclave, que deverá ser arquivada na sede da sociedade.

Já prevendo possíveis dificuldades técnicas, o DREI determinou que a sociedade não será responsabilizada por problemas decorrentes de equipamentos de informática ou conexão à internet dos sócios e dos acionistas. É válido mencionar, ainda, que a sociedade poderá contratar terceiros para administrar, em seu nome, o processamento de informações nas reuniões e assembleias a distância.

Boletim de voto

O boletim de voto a distância deve ser passível de impressão e preenchimento manual, com espaço para que o votante possa aprovar, rejeitar ou abster-se com relação a cada matéria a ser deliberada. Ainda, é possível que a sociedade informe no boletim o endereço virtual onde o sócio ou acionista poderá encontrar virtualmente maiores informações sobre uma dada deliberação, tais como sua descrição ou explicação pormenorizada, bem como os documentos pertinentes sobre o assunto.

Além disso, o boletim de voto deve ser enviado para os potenciais votantes na data da publicação da primeira convocação. O sócio ou acionista deverá devolvê-lo para a sociedade até o quinto dia que antecede o conclave. Ainda, a sociedade deverá, em até 2 dias após o recebimento do boletim preenchido, confirmar o seu recebimento ao sócio ou acionista que o enviou, bem como comunicar que o boletim e os eventuais documentos que o acompanham são suficientes para que o voto seja computado ou, caso contrário, comunicar que será necessária alguma retificação e/ou o envio do boletim novamente preenchido e/ou outros documentos. Neste último caso, a resposta da sociedade deverá incluir os prazos e procedimentos necessários para o cômputo do voto. Apesar de a IN DREI 79/2020 não disciplinar o assunto, deve-se entender que tais comunicações entre sociedade e sócios ou acionistas podem ser feita virtualmente, em linha com as atuais políticas públicas que visam a evitar aglomerações.

Por fim, o envio do boletim de voto a distância não impede a participação remota ou presencial (se se tratar da modalidade semipresencial) do votante. Desta maneira, o regime de voto a distância das sociedades limitadas e companhias fechadas sana uma crítica feita ao regime das companhias abertas no que diz respeito à impossibilidade de se votar em matérias propostas durante o conclave e não previstas na convocação.

Obrigações adicionais

O regime criado pelo DREI estabelece, ainda, algumas obrigações adicionais. A primeira delas é que a ata da reunião ou assembleia deverá indicar se a realização se deu de modo semipresencial ou digital, bem como informar os demais detalhes que permitiram tal realização remota. Ainda, a mesa deverá atestar o cumprimento de todos os requisitos legais aplicáveis. Por fim, caso a ata seja elaborada fisicamente, será possível que apenas o presidente e o secretário a assinem. Todavia, neste caso, a ata e a lista de presença deverão ser consolidadas em um único documento. Se, ao contrário, a ata não for fisicamente elaborada, os membros da mesa deverão assinar o documento de forma eletrônica, isto é, com certificado digital.

Assembleias e reuniões presenciais já convocadas

As reuniões ou assembleias presenciais já convocadas e ainda não realizadas poderão ser realizadas de forma semipresencial ou digital, nos termos da IN DREI 79/2020, desde que todos os acionistas ou sócios se façam presentes ou declarem expressamente sua concordância.

Para mais informações, entre em contato com nossa equipe.

Eduardo Boulos
eboulos@cascione.com.br

Norlan Navarro
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Maximilian Fritz
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